「本を読んだり仕事が早い同僚に教えてもらったりして自分の仕事を効率化しているつもりなのに、なぜか自分のタスクを余裕で終わらせられる日がやってこない……」ということはありませんか？ もしかしたらそれ、効率化したが故の結果かもしれません。
■効率化してスマートにした分だけ別の仕事が舞い込んでくる
「効率のよい進め方を極め、タスクを短時間で終えられるようにすればするほどタスクが増えていく……」という、真逆の結果になってしまうケースもあります。
それは仕事を効率化したことで時間に余裕が生まれた分、もっと上を目指したり別の仕事が舞い込んできたりするからです。うまくいかないと思っているその状態は、実は効率化に成功してレベルアップした状況なのかもしれません。
■完璧主義になっている
効率化の結果、時間の制約で手を加えたり考えたりできなかった部分にまで思いを巡らせることができるようになり、仕事自体が複雑で項数の多いものになっているというケースも。
仕事を完遂させるレベルを引き上げれば引き上げるほど、完璧主義になってしまいがちなのです。それが無駄なことになっていないかどうかを注視することも大切ですよ。
■綿密過ぎる計画を立てている
タスク管理や計画を考えることに時間を使ってしまい、それを実行するための時間をしっかり確保できていないというケースもあります。
計画を立てることやタスク管理ばかりに気を取られてしまうと、ノートやメモとにらめっこする時間ばかりが増えてしまいます。効率化のための仕組みはできるだけシンプルに、確認したらすぐに実践に移れる形に整えることが大切です。
大切なのは効率化だけに注力するのではなく、効率化した結果として何にどれくらい時間をかけられるようにしたいのかをしっかり考えること。別のことに時間を使うために効率化するのであれば、その別のことを具体的に予定に組み込まなければ叶わないかもしれません。
今一度、何のための、どこにどう時間を生み出すための効率化なのかを考えることで、改善点がみえてくるでしょう。
(Nao Kiyota)
