メールの“即レス”は必要か！？本当に効率よく仕事を進めるための考え方

ライフ

2024/10/07 10:14

　毎日さまざまなタイミングで入ってくるメールの連絡。緊急かもしれないし、すぐに返答したほうがスムーズに仕事が進むからと、通知が出るたびに内容をチェックしてその都度返信していませんか？

　実は、お互いのスムーズな進行のためと思ってする“即レス”が、仕事の効率を下げている可能性もあるんです。

■即レスばかりにとらわれると常に作業が中断させられる

　集中して自分の仕事を進めているのに連絡が来るたびにそちらに気をとられてしまうと、進めていた仕事に戻った際に「あれっ、何をしていたんだっけ？」と、確認したり気合いや集中力を整え直したりする必要が出てしまいます。

　その結果、仕事を終わらせるまでに時間がかかってしまうケースも。「即レスしたらさらに即レスが返ってきた……」ともなると、さらに中断される時間が増えてしまいます。

■返信を急いだ結果、返答に悔やむことも

　スピードを重視し過ぎてそのときに思いついた最善の内容で返信したが、「落ち着いてよく考えたらもっといい提案ができたじゃないか」と後から悔やむケースも。返信のスピードだけにとらわれると、仕事が噛み合わなかったり逆にやりとりが増えてしまったりすることもあります。

■すべてに即レスする必要はない！？

　すぐに対応できるスキルは大きな信頼につながりますから、緊急性のあるものや返信しやすい内容のものはすぐに対応し、急ぎでない案件はしっかり検討してからにするなど、メリハリをつけて作業効率をキープするのがオススメです。受け取ったものに機械的に反応するのではなく、即レスするものとしないものに分ける習慣をつけましょう。

　メールや社内で使用しているメッセージアプリなどは、通知をオンにして即時で送信者やタイトルをチェック、急ぎでないと判断するものは後回しにして時間を決めてまとめて返信するようにするなど、即レスを必要最低限にするよう工夫すると仕事効率が高まりやすくなりますよ。

　即レスを優先して自分の仕事がうまく進まないと感じたら、ぜひ試してみてくださいね。

(Nao Kiyota)