「なぜか全然仕事が進まなかった……」を防ぐ、仕事効率化の3つの工夫

 1日を終えてみたら、するはずだった仕事のほとんどを終えられていなかった……ということはありませんか? なんとなく仕事に集中できず、時間を無駄にしていると感じたら、次のような工夫を取り入れてみてはいかがでしょうか。

■朝の「運動」を習慣にする

 体を目覚めさせてコンディションを整える運動も、ツラ過ぎたり続かなかったりしては意味がありません。家の周りを散歩して朝日を浴びる、室内でカーテンを開けてストレッチやヨガをするなど、今すぐできることで5分程度から習慣化しましょう。酸素をたっぷり取り込んで体を動かし、血流を促進させることで、脳を活性化しやすくなります。

■その日のTODOを書き出してから仕事を始める

 その日の仕事の進行を具体的にイメージしてからスタートすることで、一つひとつの仕事に時間を意識して取り組めるようになります。あれこれ詰め込んだ理想のタスク一覧を作るのではなく、1日のタイムスケジュールに応じて実現可能な仕事量を当てはめていきましょう。不安な場合は、「時間が余ったらやること」を数個枠外に書いておくとよいでしょう。さらに、全ての仕事を終えた後に待っている楽しい予定も合わせて書いておくと、モチベーションアップに役立ちます。

 完成したスケジュールはいつでも見える位置に置いておき、進行を確認しながら進めることで、効率よく終えるための行動を起こしやすくなります。朝にタスク整理をする時間を取りにくい場合は、前日に整理しておき、朝に確認・微調整して進めておきましょう。

■スケジュールには“余白”も設ける

 1つでも仕事の進行が遅れたり、新しいタスクが増えたりすると焦ってしまうようでは、安心して仕事に集中できませんよね。スケジュールにはあえて“余白”を設けておくことも必要です。

 仕事が予定通りに進んで余白分の時間が余ったときには、リフレッシュのための時間にしたり、長期的な仕事の進行スケジュールを見直したり、新しい勉強をしたりすることができます。先送りにしていた緊急度の高くない仕事を進めるのにもよいタイミングです。

 これらの工夫でコンディションを整え、いつ・何をすべきかを意識しながら仕事を進めていくと、業務の進行をコントロールしやすくなりますよ。仕事に追われるのではなく、楽しんで進められるように、取り組み方を見直してみてはいかがでしょうか。

(Nao Kiyota)

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