メールの時間を削減する“賢い”仕事術

 毎日、仕事でメールをしているかと思いますが、実はメーラーに向かってる間って、相当な手間と時間を費やしていることをご存知でしょうか?

 実業家である三木雄信さんの著書「瞬速プレゼン」(すばる舎刊)によると、三木さんはメールを開いてから10秒以内に返信しているそうです。それは、後で読み返してから返信しようと考えて一旦メールを閉じてしまうと、再度立ち上げる手間と時間が2倍、3倍と増えていくからなんだとか。毎日の積み重ねが、大きな時間のロスになっていくんですね。

 時間のロスをなくすにはメッセンジャーなどを使うに越したことはありませんが、全員が使っているわけではありません。ですから、10秒以上は考えずにすぐ返信や転送など、次のアクションに移ることがポイントなのだそうですよ。

 また、プロセスコンサルタントである上村敏彦さんの著書「『やり残しゼロ!』の仕事術60」(すばる舎刊)によると、メールは“1メール1要件”にしないと、相手からの返信が遅れてしまうのだとか。確かに、たくさん要件が書かれたメールがきたら、保留にしてしまいがちですよね。

「1日中メールをさばいている……」なんて日もあるのであれば、時間を大幅にロスしていそう。メールにかける時間、見直したほうがよさそうですね。

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