「なぜかいつも締め切りギリギリになってしまう……」人の仕事改善策

「時間に余裕をもって設定したり引き受けたりしたタスクのはずなのに、なぜかいつも締め切りギリギリになっても終わらずに焦ってしまう……」ことってありませんか?

 仕事や家事・育児などのタスクで溢れる毎日は、どれだけ余裕をもって期限を設定しても、新しいタスクが入ってきたり思ったより時間がかかったりなどのアクシデントが発生しがち。一つひとつをスムーズに終えるよう、次のような対策をしておきましょう。

■時間があればスムーズにいくとは限らないと知っておく

 締め切りまでの期間が長ければ長いほど、時間をかけてしまいがちです。30分以内に終える必要があればいまできる方法だけで勝負するしかありませんが、1週間の猶予があると、あれこれ可能性を探って調べたり別の方法を試したりしてしまうもの。期限に余裕を設ければ設けるほど、そのタスクを遂行するために必要な時間も増えていきがちだということを心得ておくことが大切です。

■自分だけの締め切りを設定する

 ズルズルと伸びてしまう作業時間を引き締めるには、本当の締め切りとは別に、自分だけの締め切りを設定するのがオススメです。例えば、1週間の猶予があったとしても1~2日で終わらせると決めておく。遅れても大丈夫だからとあれこれ試してみるのではなく、方法や可能性も吟味して、自分で設定した締め切りを守れるように進めていくということです。そうすることで、ズルズルと作業を増やしてしまうリスクを軽減させることができますよ。

■ブラッシュアップは本当の締め切り間近に行う

 せっかく時間があるのだからよりよくしたいという場合は、本当の締め切り直前にブラッシュアップ期間を設けましょう。最低限のことはやり切ったけれど、まだできることがあるならば追加で行ってよい期間を作るということです。本当の締め切り直前にすることで、この工程がズルズル伸びてしまうのを防ぎやすくなります。

 これらの工夫でタスクにかける時間を縮めていけば、自分だけの時間も捻出でき、スキルアップにも時間を割くことができるようになりますよ。無駄な時間を使い過ぎない工夫で、タスクをスムーズに進めてはいかがでしょうか。

(Nao Kiyota)

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