テーブルを占拠する大量の「お便り」とおさらば!手軽にできるデジタル管理術

 園や学校からのお便りや自治会のお知らせ、仕事で使用する資料……。日々いろいろなプリントを受け取ると、忘れてしまったりなくしてしまったり、管理が大変ですよね。いつも持ち歩いているスマホやタブレットで次のように管理すると、いつでもどこでも読み返すことができますよ。

■写真を撮ってお便り用のフォルダに保存する

 受け取ったお便りを撮影・保存し、参照しやすい場所に保存しておくと、紙のお便りを保管・管理する手間を省くことができます。

 一番手軽な保存方法は、撮影した写真を、撮影と同時に自動で保存される写真フォルダ内で管理すること。撮影した全写真の一覧から必要な写真を探すことは大変ですので、子ども用、仕事用、自治会用などとジャンル別にフォルダ(アルバム)を作成しておき、撮影したら該当のものに保存(移動)させるのがオススメです。

■LINEやメールで自分に共有する

 LINEの使用頻度が高い場合や、受け取ったお便りのデータを家族と共有する頻度が高い場合などにオススメなのは、LINEのアルバム内にお便りを撮影した写真を保存・管理する方法。LINEの複数人でやりとりをする「グループ」という機能を活用することで、写真アルバムの管理が可能です。

 一般的には複数人で作成するグループですが、情報管理用にメンバーが1人(自分)だけのグループを作成しましょう。写真の管理だけでなく、ちょっとしたメモを自分に送ることもでき、備忘録として便利です。この自分だけのグループ内にアルバムを作成し、ジャンルごとにアルバムを分けて写真を保存・管理します。

■スマホ・タブレットのアプリで保存・共有する

 より複雑な管理をしたい場合にオススメなのが、専用のアプリを活用する方法。お便りの管理に特化したアプリを利用すると、スキャン機能で写真よりも読みやすい状態で保存できたり、お便りの本文をテキスト化して文字検索ができたり、タグをつけて管理することでタグ検索ができたりと、より管理しやすく探しやすい状態で管理することができます。

 ただし、データやアプリを誤って削除すると、一瞬でなくしてしまいますので意注意。仕分けはせずとも、一定期間お便りの現物を保存しておくと安心ですね。お便り管理の時短に、ぜひデジタル管理を導入してみてくださいね。

(Nao Kiyota)

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