子どもが園や学校、習いごとなどから持ち帰ってくるお知らせや日々届く郵便物、仕事関係の書類……その都度処理しなかったために「気付けば書類が山積し必要なときに見つからなくなる……」ことはありませんか？
そんなことにならないよう、書類は受け取ったタイミングで次のように振り分け、必要なものだけを分かるところに設置して、頭の中も保管場所もスッキリさせましょう。
■重要度の低いものは「メモ」をしてから捨てる
重要ではない書類は自信を持って捨てることができても、「もしかしたら必要な情報かもしれない」と思う書類は捨てにくく、しかもそれが一度も読み返すことなく書類の山の一員になってしまうことはよくあること。
そのため、今後必要かもしれないと思った情報だけはメモをしたり、写真を撮って見たいときに見返せるフォルダを作って一時保存したりしてから捨てるようにすると、重要度の低い書類が溜まりにくくなりますよ。
■後で見つける必要があるものは「ファイリング」する
期限内に返信が必要なものやすぐにまた使用するものは「緊急」ファイルに、明細のような月末などにまとめて確認したいものは「保管用」ファイルに、一定期間経ったら捨てるものは「一応とっておく」ファイルにと、目的に応じて後から探しやすいようラベリングしてファイルに仕分けておくと、必要な書類を見つけやすくなります。
契約書類や保証書など、確実に長期間保管したいものはさらに別のファイルを用意して、中身が一目で分かるようにファイリングするのがオススメです。
■紙でとっておく必要がないものは「データ化」する
書類のまま持っておく必要はないけれど、証明として、また記念に長期間保管しておきたいものは、写真やスキャンデータで保管するのがよいでしょう。ファイル名に日付と内容が分かるタイトルを入れておけば、後から探すのも簡単。パートナーや家族と情報をシェアしたい場合などにも最適ですよ。
必要最低限のものだけを保管したうえで、どんな書類がどこに入っているかを把握していれば、書類探しの時間を短縮・効率化することができます。一時的な保管ファイルは定期的にチェックするなど、中身が多くなり過ぎない工夫も徹底して、書類に振り回されない環境を作ってくださいね。
(Nao Kiyota)
