メールの発信力をアップさせるコツ

 普段、何気なく送っているメール。一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した『ビジネスメール実態調査2020』によれば、仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」で99.1%にも上っており、オンラインが主流になりつつありますが、ビジネスパーソンにとってはまだまだメールは主となる存在のようです。

 そんな中、「残業が多いと感じている人ほど受信数が多い」という調査結果も。メールボックスがあふれんばかりに大量にメールが届き、結果として残業に……というのはありがちのようですね。そして、こうした人ほどメールの返信が遅れる頻度が高かったり、メールに不安を抱く傾向があったりと、気になる結果も出ていました。

 また、メールでの失敗の第1位は、「添付ファイルの付け忘れ」で54.67%。これは“あるある”ですね。他にも、メールが上手いと感じた特徴の第1位は、「文章が簡潔で分かりやすい」で77.18%となり、メールでは簡潔さや分かりやすさが重要視されているようです。

 販売コンサルタントである鈴置貞治さんの著書「たった3行で99%伝える! すごい箇条書きの技術」(秀和システム刊)によれば、箇条書きをうまく使うことで発信力がアップするのだとか。また、本文では結論から示し、次に根拠、内容のポイントという流れで進んでいくといいそう。同書では、この根拠の部分に箇条書きを使うテクニックが紹介されています。

 残業が多い人は、メールを一工夫することで、実は時間削減ができるのかもしれませんね。

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